Die meisten kennen den Jo-Jo-Effekt vom Abnehmen – oder besser, dem Versuch abzunehmen. Die ersten Erfolge stellen sich schnell ein, doch bereits nach kurzer Zeit zeigt die Waage mehr Pfunde als vorher. So ergeht es vielen Digitalisierungsprojekten. Die Ursachen sind recht ähnlich. Eine einfache Strategie zeigt kurz Erfolg, aber die erforderlichen Verhaltensänderungen werden nicht umgesetzt. Meistens kommen für neue Probleme neue digitale Lösungen mit einem kaskadierenden Effekt. Sollte man dann besser einfach erst gar nicht anfangen?
Für fast alle Probleme im betrieblichen Alltag gibt es digitale Antworten. Berater sprechen von Herausforderungen – für die Unternehmen sind das dennoch handfeste Probleme. Interessant scheinen Gesamtlösungen, die eine gewisse Flexibilität ermöglichen, das sogenannte Customizing. Anstatt eine Lösung von der Stange zu nehmen und das eigene Unternehmen entsprechend anzupassen, wird eine durchdachte und funktionierende Software verändert. Das kann gut gehen, aber bedeutet vor allem Sachverstand, Aufwand und Zeit.
Wichtig ist deshalb ein systematisches und methodisches Vorgehen bei der Auswahl von Lösungen. Bevor es aber um konkrete Antworten gehen kann, müssen die Fragen spezifiziert werden. Hier fängt das Problem an. Fach- und sachkundige Mitarbeiter des Unternehmens haben oft nicht die Kompetenz für Prozessbeschreibungen und Anamnese. Die Rechtsabteilung und das Controlling hätten gerne für das Projekt einen klar definierten Leistungs- und konkreten Kostenrahmen. Der externe Berater kennt das Unternehmen nicht und meistens nicht mal die Branche. Mit den folgenden Regeln führt ihr große und kleine Digitalprojekte dennoch zum Erfolg.
Externe Beratung mit Branchenkenntnis ist die Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Gelingen. Bei kleinen Projekten helfen oft die Helpdesks von IHK und Branchenverbänden oder ein Einzelberater. Die Auswahl des Partners sollte am Volumen des Projekts angepasst sein. Fehlt dem externen Begleiter das grundlegende Verständnis über die Mechanik innerhalb der Branche, Job-Bezeichnungen oder den generellen Ablauf von Projekten, wird es schnell mühsam und nervenaufreibend.
Angemessenes Projekt-Budget! Die Kosten für Auswahl und Implementierung liegen meistens deutlich über den eigentlichen Software-Kosten, oftmals im Verhältnis von 1:5, gerade bei kleinen und mittleren Projekten. Wenn in der Planung gespart oder zu wenig Zeit für die notwendigen Detail-Entscheidungsprozesse eingeplant wird, hat das Projekt ein hohes Scheiter-Risiko.
Das Bekenntnis der Geschäftsführung wird vom Projektleiter meistens viel zu spät angefragt. Bereits vor Projektstart sollten sich alle um die Notwendigkeit und die daraus resultierenden Konsequenzen einig sein. Digitalisierung spiegelt Abläufe im Unternehmen. Dadurch werden sie transparent und mögliche Schwachstellen werden deutlich. Hier ist eine große Chance, die Performance und Effizienz zu steigern. Es macht keinen Sinn, die Leitungsebene mit einem Konzept zu überraschen. Ohne ein klares Commitment sollte ein größeres Projekt nicht in Angriff genommen werden. Die Frage: „Wollen wir das?“ fördert dann eher Frust.
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